Allgemeine Geschäftsbedingungen

Nutzungsbedingungen für den Dienst "fluently" der Softwarebude OG

Diese Nutzungsbedingungen (nachfolgend „Bedingungen“) regeln das Vertragsverhältnis zwischen Ihnen (nachfolgend „Auftraggeber“) und der Softwarebude OG, Kaplanhofstraße 45, 4020 Linz, Österreich (nachfolgend „SWB“), bezüglich der Bereitstellung und Nutzung des KI-Sprachagenten-Dienstes „fluently“.

1. Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

1.1. Der Dienst "fluently": SWB stellt dem Auftraggeber den Dienst "fluently" (erreichbar u.a. über fluently.at) als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung. Fluently ist ein KI-basierter Sprachagent, konzipiert für den deutschsprachigen Raum (DACH-Region), der Unternehmen ermöglicht, Interaktionen mit Menschen zu automatisieren. Zu den Kernfunktionen gehören die Erstellung personalisierter Assistenten, Anrufannahme, Terminplanung, Lead-Qualifizierung und Transkripterstellung.

1.2. SaaS-Modell: SWB betreibt die für fluently notwendige serverseitige Infrastruktur. Der Auftraggeber ist für die clientseitige Infrastruktur (z.B. Endgeräte, Internetverbindung) und deren Kompatibilität selbst verantwortlich.

1.3. Leistungsbeschreibung: Der detaillierte Umfang der von SWB zu erbringenden Leistungen ergibt sich primär aus dem schriftlichen Angebot von SWB und ergänzend aus diesen Bedingungen sowie etwaigen individuellen Leistungsbeschreibungen oder Produktinformationen. Informationen aus anderen Quellen (z.B. allgemeine Marketingmaterialien, Websites) sind nur dann verbindlich, wenn sie explizit in das Angebot aufgenommen wurden.

1.4. Fachgerechte Leistung & Gestaltungsfreiheit: SWB verpflichtet sich zur fachgerechten Ausführung der Leistungen gemäß dem Stand der Technik zum Zeitpunkt der Angebotslegung. Innerhalb des vereinbarten Rahmens behält sich SWB Gestaltungsfreiheit bei der Umsetzung vor, sofern mehrere fachgerechte Lösungswege existieren.

1.5. Austauschbare und Teilleistungen: SWB ist berechtigt, beschriebene Leistungen durch andere, gleichwertige Leistungen zu ersetzen, sofern dies den Zielen des Auftrags nicht widerspricht. Bei teilbaren Leistungen kann SWB auch Teillieferungen vornehmen und diese gesondert abrechnen.

1.6. Drittanbieter (Third-Party Products): SWB darf zur Leistungserbringung Komponenten, Schnittstellen, Daten oder Produkte Dritter (z.B. Railway Corp., Twilio Ireland Limited) einsetzen. Sind solche Drittanbieter-Leistungen explizit vereinbart, beschränkt sich SWBs Verpflichtung auf die fachgerechte Auswahl, Beauftragung und Koordination dieser Drittanbieter. Für die eigentliche Leistungserbringung durch den Dritten haftet SWB nur im Rahmen des Auswahlverschuldens.

1.7. Kundenseitige Integrationen: Integriert der Auftraggeber eigene oder fremde Komponenten, Daten oder Dienste in die von SWB gehostete Umgebung, agiert SWB diesbezüglich lediglich als Host-Provider und übernimmt keine Verantwortung für diese Integrationen.

2. Zustandekommen und Änderung des Vertrages

2.1. Vertragsgrundlagen: Grundlage jeder Geschäftsbeziehung sind das schriftliche Angebot von SWB, diese Bedingungen in ihrer jeweils gültigen Fassung sowie gegebenenfalls spezifische Leistungsbeschreibungen und Preislisten. Diese Dokumente gelten, sofern nicht rein projektspezifisch, auch für alle zukünftigen Vertragsabschlüsse, selbst ohne erneuten ausdrücklichen Hinweis.

2.2. Angebot und Annahme:
- Angebote von SWB (z.B. individuelle Angebote, Bestellscheine, Angaben im Webshop) sind stets freibleibend und unverbindlich.
- Ein Auftrag des Auftraggebers, auch aufgrund eines Angebots von SWB oder unaufgefordert (z.B. bei Zusatzaufträgen), stellt ein bindendes Angebot des Auftraggebers dar, an das dieser zwei Wochen ab Zugang bei SWB gebunden ist.
- Der Vertrag kommt erst durch die schriftliche Annahme des Auftrags durch SWB (z.B. Auftragsbestätigung) oder durch für den Auftraggeber erkennbares Tätigwerden von SWB zustande. Eine reine Zugangsbestätigung eines Auftrags ist keine Annahme.

2.3. Elektronische Kommunikation: Bei Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel oder Auftragssysteme gelten Erklärungen, die an Werktagen (Mo-Fr, exkl. österr. Feiertage) zwischen 8:00 und 16:00 Uhr MEZ abgegeben werden, als am selben Tag zugegangen. Außerhalb dieser Zeiten abgegebene Erklärungen gelten am nächsten Werktag um 8:00 Uhr MEZ als zugegangen. Die Informationspflichten gemäß § 9 Abs 1 Z 1-4 ECG werden ausgeschlossen.

2.4. Änderungen der Bedingungen: SWB wird Änderungen dieser Bedingungen, der Leistungsbeschreibungen oder Preislisten dem Auftraggeber schriftlich bekannt geben. Widerspricht der Auftraggeber nicht binnen zwei Wochen nach Bekanntgabe, gelten die Änderungen als vereinbart und finden auch auf laufende Verträge Anwendung.

2.5. Zusatzvereinbarungen und Schriftform: Jegliche Zusatzvereinbarungen, ob vor oder während der Vertragslaufzeit, bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform. Dies gilt auch für ein Abweichen von diesem Schriftformerfordernis.

2.6. Vorgaben des Auftraggebers: Vorgaben des Auftraggebers zum Leistungsinhalt werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn SWB sie explizit in das Angebot integriert oder anderweitig schriftlich akzeptiert. Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Vertragsklauseln des Auftraggebers werden, selbst bei Kenntnis durch SWB, nur wirksam, wenn SWB sie mit einem ausdrücklichen Zusatzvermerk (z.B. „AGB des Auftraggebers akzeptiert“) annimmt. Andernfalls widerspricht SWB der Einbeziehung solcher Elemente ausdrücklich. Die bloße Akzeptanz von Leistungsvorgaben des Auftraggebers stellt keine Annahme seiner Rechtstexte dar.

2.7. Rangfolge bei Widersprüchen: Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: Individuelles Angebot > spezifische Leistungsbeschreibungen > allgemeine Produktinformationen/Preislisten > diese SaaS-Bedingungen. Individuellere Regelungen gehen generelleren vor. Vertragselemente von SWB haben stets Vorrang vor denen des Auftraggebers.

2.8. Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt.

3. Nutzungsrechte und Geistiges Eigentum

3.1. Grundsatz: Alle Rechte an den von SWB erbrachten Leistungen, einschließlich fluently und individuell erstellter Zusatzfunktionen, verbleiben bei SWB bzw. deren Lizenzgebern.

3.2. Nutzungsrecht des Auftraggebers: Der Auftraggeber erhält nach vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung ein nicht-exklusives, nicht übertragbares und nicht sublizenzierbares Recht zur Nutzung der vereinbarten Leistungen für eigene betriebliche Zwecke während der Vertragslaufzeit. Dieses Recht ist auf den mit SWB vereinbarten Umfang bzw. die Vorgaben der Lizenzgeber beschränkt. Sofern kein spezifischer Umfang definiert wurde, ist das Bearbeitungsrecht auf das gesetzlich zwingend erforderliche Minimum beschränkt.

3.3. Individuelle Anpassungen: Für individuell für den Auftraggeber entwickelte Zusatzfunktionen oder -module im Kontext von fluently gilt ebenfalls ein nicht-exklusives Nutzungsrecht für eigene betriebliche Zwecke während der Vertragslaufzeit.

3.4. Rechte Dritter und Open Source: Der Auftraggeber nimmt zur Kenntnis, dass Leistungen von SWB auf Werken Dritter mit eigenen Lizenzbedingungen basieren können und verpflichtet sich zu deren Einhaltung. Basiert eine Leistung auf einer Open-Source-Lizenz, die eine Veröffentlichung abgeleiteter Werke als Open Source vorschreibt, ist SWB berechtigt, für den Auftraggeber erstellte Werke entsprechend zu veröffentlichen.

3.5. Kein Recht auf Quellcode oder Grundlagen: Der Auftraggeber hat ausschließlich ein Recht zur Nutzung der Leistung als Endprodukt. Ein Anspruch auf Herausgabe von Quellcodes, Entwicklungsgrundlagen, Arbeitsbehelfen oder Zwischenergebnissen besteht nicht, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart. SWB ist nicht verpflichtet, diese Unterlagen über die Leistungserbringung hinaus aufzubewahren.

3.6. Kontrollrecht: SWB darf die Einhaltung der Nutzungsbestimmungen durch technische Maßnahmen überprüfen. Hierfür können notwendige Daten (z.B. Gerätedaten, Usernamen, Logindaten) an ein Überwachungssystem von SWB übermittelt werden. SWB verpflichtet sich zur strengsten Verschwiegenheit und wird diese Daten nur zum Zweck der Lizenzkontrolle verwenden und unverzüglich danach, spätestens nach einer Woche, löschen.

3.7. Referenznennung: SWB ist berechtigt, auf allen für den Auftraggeber erstellten Leistungen auf SWB und etwaige weitere Urheber hinzuweisen. SWB darf zudem, vorbehaltlich eines jederzeit möglichen schriftlichen Widerrufs durch den Auftraggeber, dessen Namen, Logo, Projektbeschreibungen und -abbildungen als Referenz in eigenen Werbemitteln verwenden, ohne dass dem Auftraggeber hierfür ein Entgeltanspruch entstünde.

4. Pflichten und Verantwortung des Auftraggebers

4.1. Mitwirkungspflichten: Der Auftraggeber ist verpflichtet, SWB alle für die Leistungserbringung notwendigen Informationen und Materialien unaufgefordert, zeitnah und in weiterverarbeitbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies umfasst u.a. die Benennung eines Ansprechpartners, die Bereitstellung von Unterlagen, die Abstimmung von Details und die Freigabe von (Teil-)Leistungen. Werden Informationen erst während der Leistungserbringung als notwendig erkannt, sind diese unverzüglich nachzureichen.

4.2. Prüfung und Verantwortung für beigestellte Inhalte: Der Auftraggeber ist für die Tauglichkeit, Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der von ihm beigestellten Informationen und Leistungen selbst verantwortlich. Er muss zudem die Systemvoraussetzungen für die Nutzung von fluently einhalten.

4.3. Folgen mangelnder Mitwirkung: Entstehen durch mangelhafte, verspätete oder unterlassene Mitwirkung des Auftraggebers Schäden oder Mehraufwand (auch bei SWB), haftet hierfür der Auftraggeber. SWB ist in solchen Fällen berechtigt, die Leistungserbringung zu unterbrechen, andere Aufträge vorzuziehen und die Arbeiten erst nach Erfüllung der Mitwirkungspflichten fortzusetzen, wodurch sich Fristen und Termine verschieben können.

4.4. Freistellung: Wird SWB von Dritten wegen Rechtsverletzungen im Zusammenhang mit vom Auftraggeber beigestellten Inhalten oder dessen Nutzung von fluently in Anspruch genommen, hat der Auftraggeber SWB schad- und klaglos zu halten und bei der Abwehr solcher Ansprüche zu unterstützen. Bei Meldungen über Verletzungen geistiger Eigentumsrechte durch vom Auftraggeber bereitgestellte Daten behält sich SWB das Recht vor, den Service für den Auftraggeber auszusetzen.

4.5. Prüfpflicht des Auftraggebers bezüglich SWB-Leistungen: Der Auftraggeber ist verpflichtet, die von SWB erbrachten Leistungen eigenverantwortlich auf Konformität mit seinen spezifischen rechtlichen Anforderungen (z.B. verwaltungs-, straf-, wettbewerbs-, marken-, urheber-, persönlichkeits- und datenschutzrechtlich) zu prüfen oder durch Experten prüfen zu lassen. SWB prüft ihre Leistungen lediglich darauf, ob sie an sich rechtswidrig sind (z.B. Nutzung fremder Werke ohne Lizenz), nicht jedoch auf spezifische Rechtskonformität im geplanten Einsatzkontext des Auftraggebers.

5. Spezifische Nutzungsrichtlinien für fluently

5.1. Verbotene Nutzung: Dem Auftraggeber ist es untersagt, fluently oder die von SWB bereitgestellte Infrastruktur (einschließlich Telefonnummern) für gesetzeswidrige, illegale, unerlaubte oder nicht bestimmungsgemäße Zwecke zu verwenden. Insbesondere ist die Durchführung von Kaltakquise (unverlangte Werbeanrufe) verboten.

5.2. Telefonnummern-Nutzung: Von SWB bereitgestellte Telefonnummern dürfen primär für eingehende (Inbound-)Anrufe genutzt werden. Ausgehende Anrufe (Outbound-Calls) über diese Nummern sind nur zulässig, wenn zuvor die dafür notwendigen Daten (insbesondere vollständige Unternehmens- oder Personendaten zur Rufnummernregistrierung) an SWB übermittelt und die Registrierung erfolgt ist.

5.3. Zulässige KI-Nutzung: Die Nutzung von fluently, einschließlich aller vom Auftraggeber konfigurierten KI-Instanzen, ist ausschließlich für Zwecke gestattet, die im Rahmen einer gewöhnlichen Geschäftstätigkeit und im Einklang mit geltenden Gesetzen stehen.

5.4. Verantwortung für KI-Inhalte und sensible Daten: Der Auftraggeber trägt die alleinige Verantwortung für sämtliche Inhalte, die durch seine Nutzung von fluently erzeugt, verbreitet oder verarbeitet werden, und haftet hierfür vollumfänglich gegenüber Dritten und SWB. Der Auftraggeber ist sich bewusst, dass er bei der Nutzung von fluently sorgfältig darauf achten muss, welche Informationen der KI übermittelt werden. Bei der Verarbeitung sensibler Daten (z.B. Abfrage von Bestelldaten, Zugangsdaten) ist der Auftraggeber verpflichtet, angemessene Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Sicherheitsabfragen, Mehrfaktor-Authentifizierung) in den Dialogfluss zu integrieren.

5.5. Partnerbedingungen: Für Auftraggeber, die fluently im Rahmen einer Partnerschaft nutzen, gelten ergänzend die jeweils spezifisch vereinbarten Partnerbedingungen.

6. Service Level, Wartung & Support

6.1. Standard Service Level: Diese Bedingungen definieren das Standard-Service-Level. Darüberhinausgehende Service- oder Wartungsleistungen sind nur geschuldet, wenn explizit vereinbart. Schulungen, umfangreiche Erklärungen oder individuelle Beratungen sind nicht Teil des Standard-Supports, können aber kostenpflichtig beauftragt werden. SWB bietet keinen Support für Fremdanwendungen oder integrierte Third-Party Produkte.

6.2. Kommunikation und Supportkanäle:
- Hilfeseiten/Dokumentation: SWB stellt unter https://docs.fluently.at Informationen und Lösungen für häufige Fragen zu fluently bereit. Der Auftraggeber ist angehalten, diese Ressourcen, insbesondere bei Fragen zu Funktionen (z.B. Rufweiterleitung, Prompt-Gestaltung), primär zu nutzen.
- E-Mail Support: Die sonstige Kommunikation mit dem Support erfolgt ausschließlich schriftlich via E-Mail an support@fluently.at.
- Servicezeiten: Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 17:00 Uhr (MEZ) und Freitag von 8:00 bis 12:00 Uhr (MEZ), ausgenommen gesetzliche Feiertage in Österreich.
- Sprachen: Kommunikation ist in Deutsch und Englisch möglich.

6.3. Wartung:
- Geplante Wartung: SWB führt regelmäßige und außerplanmäßige Wartungsarbeiten an den Systemen durch. Updates erfolgen nicht in festen Intervallen. Systemwartungen, die eine Serviceunterbrechung erfordern, werden nach Möglichkeit zu Zeiten mit geringsten Auswirkungen für die Auftraggeber durchgeführt. SWB informiert so bald wie möglich über geplante Wartungen mit Serviceunterbrechung, deren voraussichtliche Dauer und Zeitpunkt.
- Wartung ohne Unterbrechung: Wartungs- und Aktualisierungsarbeiten, die keine Serviceunterbrechung erfordern, können jederzeit durchgeführt werden.
- Außerordentliche Wartung: In dringenden Fällen (z.B. Fehlerbehebung, Abwehr von Sicherheitsbedrohungen) kann eine Wartung auch ohne vorherige Information des Auftraggebers erfolgen.

6.4. Weiterentwicklung und Updates:
- Fluently und die zugrundeliegende Infrastruktur werden kontinuierlich technisch und inhaltlich weiterentwickelt. SWB ist berechtigt, neue Funktionen einzuführen, bestehende zu ändern oder einzustellen. Über wesentliche Änderungen wird SWB den Auftraggeber frühestmöglich informieren.
- Individuelle Anpassungen für einzelne Auftraggeber sind nach Absprache, Zustimmung und Kostenübernahme (Entwicklung und Infrastruktur) durch den Auftraggeber möglich.
- Greift SWB Anregungen des Auftraggebers bei der Weiterentwicklung auf, überträgt der Auftraggeber SWB umfassende, aber nicht-exklusive Rechte an etwaigen damit verbundenen eigenen Rechten, damit SWB das Ergebnis allen Kunden anbieten kann.
- Neue Module oder Funktionserweiterungen kann SWB nach eigenem Ermessen als kostenlose oder kostenpflichtige Zusatzoptionen anbieten.
- Im Zuge der Weiterentwicklung können sich die Systemvoraussetzungen ändern. Informationen hierzu sind via support@fluently.at erhältlich.

6.5. Fehlerbehebung:
- Fehlerklassen:
- Klasse 1: Nutzung des Services nicht möglich oder unzumutbar eingeschränkt; schwerwiegender Einfluss auf wesentliche Funktionen/Sicherheit.
- Klasse 2: Zweckmäßige Nutzung ernstlich eingeschränkt; wesentlicher Einfluss, aber Weiterverwendung möglich.
- Klasse 3: Zweckmäßige Nutzung leicht eingeschränkt; unwesentlicher Einfluss, Nutzung mit geringen Einschränkungen möglich.
- Klasse 4: Zweckmäßige Nutzung ohne Einschränkung möglich; kein oder unerheblicher Einfluss.
- Fehlermeldung (Reporting): Fehler sind SWB unverzüglich via support@fluently.at zu melden. Die Meldung muss eine detaillierte Problembeschreibung (inkl. Betriebssystem/Version, Gerätemodell, Zeitpunkt, betroffene Komponenten, Rahmenbedingungen, wirtschaftliche Auswirkungen) sowie möglichst Screenshots/Videos enthalten.
- Reaktions- und Behebungszeiten: Angemessene Reaktionszeit bis Beginn der Fehlerbehebung (innerhalb der Servicezeiten): Klasse 1: 24 Stunden; Klasse 2: 72 Stunden; Klasse 3: 4 Wochen; Klasse 4: 8 Wochen. Die Fehlerbehebung erfolgt mit angemessenen Ressourcen und ohne unnötigen Aufschub.

6.6. Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit (Uptime):
- Garantierte Uptime: Für Hosting-Dienste schuldet SWB eine Verfügbarkeit von 99% im Kalenderjahresmittel.
- Zulässige Nichtverfügbarkeit: Zeiten geplanter Wartungsarbeiten (längste monatliche Wartung, mind. 5 Tage vorher angekündigt) und Zeiten aufgrund von Umständen außerhalb der zumutbaren Kontrolle von SWB (höhere Gewalt, behördliche Maßnahmen, Naturkatastrophen, Terrorakte, Streiks, Ausfälle bei Telekommunikations-/Internetprovidern oder Hosting-Einrichtungen, die nicht SWB gehören) gelten als zulässige Nichtverfügbarkeit. Alle anderen Wartungsarbeiten zählen als Nichtverfügbarkeit.
- Berechnung der tatsächlichen Uptime: Gesamtzeit abzüglich zulässiger Nichtverfügbarkeit.
- Gutschrift bei Unterschreitung: Unterschreitet die tatsächliche Uptime die garantierte, kann der Auftraggeber eine Gutschrift in Höhe des doppelten Prozentbetrags der tatsächlichen Unterschreitung fordern. Diese wird von der monatlichen Grundgebühr abgezogen. Der Anspruch ist binnen 60 Tagen ab Bekanntwerden der Unterschreitung via Support-E-Mail geltend zu machen und die Aufrechnung mit der nächsten Rechnung zu erklären. Eine andere Verwendung der Gutschrift ist ausgeschlossen.

6.7. Überwachung und Sicherheit: SWB betreibt ein eigenes Monitoring-System zur Überwachung der Services (24/7 Benachrichtigung bei wichtigen Infrastruktur-Meldungen) und trifft angemessene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Systeme und Daten. Details zu den Sicherheitsvorkehrungen können auf Anfrage mitgeteilt werden.

7. Vergütung und Zahlungsbedingungen

7.1. Preise: Alle Preise verstehen sich ab Geschäftssitz von SWB, bei Verträgen mit Unternehmern in Euro zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

7.2. Abrechnungsmodi:
- Pauschale: Deckt alle zur Ausführung der vereinbarten Leistungen notwendigen Aufwendungen ab, ausgenommen Kosten durch unvorhersehbare Ereignisse, Mehraufwand durch nicht vertragsgemäße Mitwirkung des Auftraggebers oder versteckte Mängel in beigestellten Leistungen.
- Aufwand: Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand. Liegt vor, wenn der Aufwand als circa, voraussichtlich oder geschätzt angegeben wird.
- Stundenpool: Sichert eine Mindestverfügbarkeit von SWB. Nicht verbrauchte Stunden verfallen am Ende des Zeitraums und sind nicht übertragbar; kein Anspruch auf Preisminderung. Bei drohender Überschreitung informiert SWB den Auftraggeber. Überschreitungen nur mit Zustimmung, außer bei unaufschiebbaren Maßnahmen zur Schadensabwehr.

7.3. Zusatzleistungen: Nicht explizit im vereinbarten Honorar enthaltene Leistungen (z.B. nachträglich vereinbarte Zusatzleistungen) werden gesondert vergütet.

7.4. Fälligkeit und Zahlung: Rechnungen sind sofort ohne Abzug fällig und binnen 7 Tagen ab Rechnungserhalt zahlbar. Bei Online-Geschäften ist die Zahlung mit Auftragserteilung fällig. Die Leistungserbringung erfolgt grundsätzlich erst nach vollständiger Bezahlung.

7.5. Zahlungsarten: Zahlung per Überweisung. Andere von SWB angebotene Zahlungsmittel sind ebenfalls zulässig; Belastung erfolgt bei Bezahlung.

7.6. Eigentumsvorbehalt: Gelieferte Waren bleiben bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum von SWB. Bei Zahlungsverzug ist SWB berechtigt, die Rechte aus dem Eigentumsvorbehalt geltend zu machen (Zustimmung zur Abholung). Eine Weiterveräußerung durch den Auftraggeber führt zur Abtretung der Kaufpreisforderung an SWB zur Sicherstellung.

7.7. Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsverbot: Der Auftraggeber darf nicht mit eigenen Forderungen gegen Forderungen von SWB aufrechnen, es sei denn, seine Forderung ist unbestritten oder rechtskräftig festgestellt. Ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen.

7.8. Zahlungsverzug: Bei Zahlungsverzug fallen gesetzliche Verzugszinsen (mindestens 9% p.a.) an. Der Auftraggeber trägt alle Kosten der Forderungseintreibung. Nach erfolgloser Mahnung mit 7-tägiger Nachfrist kann SWB alle offenen Forderungen fällig stellen und weitere Leistungen bis zur vollständigen Zahlung einstellen. Nach weiterer erfolgloser Mahnung an die Geschäftsführung mit erneuter 7-tägiger Frist ist SWB zum Vertragsrücktritt und zur Geltendmachung des entgangenen Gewinns berechtigt. SWB kann auch sofort Klage einreichen.

7.9. Ratenzahlung: Bei Vereinbarung von Ratenzahlung gilt Terminsverlust bei Nichtzahlung auch nur einer Rate als vereinbart.

7.10. Preisanpassung: Bei unbefristeten Verträgen oder Verträgen mit automatischer Verlängerung ist SWB zu einer jährlichen angemessenen Preisanpassung (Basis: VPI) berechtigt. Eine Preisanpassung ist auch sonst zulässig, wenn sich die Leistungskosten um mehr als 3% erhöhen, ohne dass SWB dies beeinflussen konnte (Nachweispflicht).

7.11. Ungerechtfertigter Rücktritt des Auftraggebers: Tritt der Auftraggeber ohne krass grob fahrlässiges oder vorsätzliches Verschulden von SWB vom Auftrag zurück, bleibt der Honoraranspruch von SWB bestehen, abzüglich etwaiger Ersparnisse aus nicht getätigten Zukäufen. Gleiches gilt bei Rücktritt von SWB aus einem vom Auftraggeber zu vertretenden wichtigen Grund.

8. Vertragslaufzeit und Kündigung

8.1. Laufzeit: Die Laufzeit ergibt sich aus dem jeweiligen Vertrag. Verträge auf unbestimmte Zeit sind unter Einhaltung einer etwaigen Mindestlaufzeit jederzeit kündbar.

8.2. Beendigung: Bei Vertragsende oder -ablauf beendet SWB unverzüglich den Zugang des Auftraggebers zu fluently und verbundenen Services.

8.3. Kündigung aus wichtigem Grund: SWB kann den Vertrag und den Zugang zu fluently jederzeit aus wichtigem Grund kündigen. Wichtige Gründe sind insbesondere:
- Verstoß gegen Verträge, Richtlinien oder Anweisungen von SWB.
- Überlassung von fluently oder Zugängen an unbefugte Dritte.
- Nutzung von fluently für gesetzeswidrige oder nicht bestimmungsgemäße Zwecke.
- Verursachung von Störungen des Dienstes oder der Infrastruktur.
- Fehlverhalten gegenüber Mitarbeitern von SWB.
- Fortgesetzter Zahlungsverzug (siehe Punkt 7.8).

8.4. Unvorhersehbare Ereignisse: Unvorhersehbare oder unabwendbare Ereignisse (z.B. Säumigkeit des Auftraggebers, unvorhersehbare Verzögerungen bei SWB oder deren Lieferanten) verlängern Fristen oder verschieben Termine um die Dauer des Ereignisses zzgl. notwendiger organisatorischer Maßnahmen. SWB informiert den Auftraggeber hierüber schriftlich.

9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

9.1. Auftragsverarbeitung (AVV): Diese Regelungen stellen eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung gemäß DSGVO dar. SWB agiert als Auftragsverarbeiter.

9.2. Art, Zweck, Gegenstand der Datenverarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen, wie in Angeboten und Verträgen beschrieben. Der Auftraggeber stellt hierfür personenbezogene Daten bereit (z.B. elektronisch, physisch, mündlich). Die Verarbeitung kann u.a. Organisation, Speicherung, Anpassung, Abfrage, Verknüpfung, Löschung umfassen.

9.3. Betroffene Daten und Personen: Verarbeitet werden können u.a. Audio-Sprach-Daten (und darin enthaltene personenbezogene Daten), Metadaten, Kontaktdaten, Daten zur Servicequalität. Betroffene Personen sind typischerweise bestehende oder potenzielle Kunden des Auftraggebers. Der Auftraggeber erkennt an, dass SWB keinen Einfluss auf die übermittelten Datenkategorien hat (insb. Art. 9 DSGVO-Daten) und verpflichtet sich, SWB über notwendige Änderungen an der Liste betroffener Personen zu informieren.

9.4. Pflichten von SWB als Auftragsverarbeiter:
- Einhaltung der DSGVO.
- Verarbeitung nur auf schriftliche Weisung des Auftraggebers (Vertrag). Abweichungen bedürfen schriftlicher Zustimmung.
- Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO.
- Zugriffsbeschränkung auf notwendiges Personal, das zur Verschwiegenheit verpflichtet ist (auch nach Vertragsende).
- Ergreifung und Aufrechterhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs); Liste der TOMs auf Anfrage via support@fluently.at.
- Unterstützung des Auftraggebers bei dessen DSGVO-Pflichten (Betroffenenrechte, Art. 32, Art. 36).
- Unverzügliche Information des Auftraggebers (spätestens 24h) über Datenschutzverletzungen, die überlassene Daten betreffen und Betroffenen Schaden zufügen könnten; Bereitstellung notwendiger Informationen für Meldepflichten.
- Unterstützung bei Verzeichnissen von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutz-Folgeabschätzungen und Konsultationen mit Aufsichtsbehörden. SWB führt ein eigenes Verarbeitungsverzeichnis.
- Datenübermittlung an Drittländer/internationale Organisationen nur DSGVO-konform.

9.5. Sub-Auftragsverarbeiter:
- Je nach Leistung werden Sub-Auftragsverarbeiter eingesetzt (Liste in Anhang 1, sofern vorhanden/relevant). Eine Datenübertragung in Drittländer kann erfolgen; SWB stellt DSGVO-konforme Basis sicher. Der Auftraggeber prüft die Zulässigkeit im Rahmen seiner individuellen Nutzung.
- Verträge mit Sub-Auftragsverarbeitern gemäß Art. 28 Abs. 4 DSGVO mit gleichem Datenschutzniveau.
- Regelmäßige Prüfung der Sub-Auftragsverarbeiter durch SWB. Information an Auftraggeber bei Mängeln.
- Information des Auftraggebers über geplante Änderungen der Sub-Auftragsverarbeiterliste per E-Mail. Einspruchsrecht des Auftraggebers binnen 14 Tagen. Bei ungelöstem Konflikt außerordentliches Kündigungsrecht für beide Seiten.

9.6. Auditrechte: Der Auftraggeber (oder beauftragte Vertreter) kann Audits/Inspektionen zur Überprüfung der AVV-Einhaltung durchführen (angemessene Vorankündigung, keine unangemessene Betriebsstörung). Audits bei Sub-Auftragsverarbeitern sind direkt mit diesen abzustimmen. SWB stellt notwendige Informationen bereit.

9.7. Dauer und Beendigung der Auftragsverarbeitung: Die AVV gilt für die Dauer der Datenverarbeitung. Bei Beendigung (oder auf Verlangen) wird SWB die Daten nach Wahl des Auftraggebers vernichten oder übergeben (sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen). Ohne Weisung erfolgt Vernichtung 6 Monate nach Vertragsende. SWB stellt dies auch bei Sub-Auftragsverarbeitern sicher.

9.8. Datenschutzinformationen zum Vertrag mit dem Auftraggeber:
- SWB verarbeitet Daten des Auftraggebers und dessen Mitarbeiter (Nutzungsdaten, Systemstatistiken, Netzwerkdaten) zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs 1 lit b DSGVO), zur Produktoptimierung, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs 1 lit c DSGVO, z.B. Rechnungslegung) und zur Dokumentation der Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO).
- Datenbereitstellung: Keine Pflicht zur Datenbereitstellung, aber ohne notwendige Daten ggf. kein Vertragsabschluss möglich.
- Speicherdauer: Mind. 7 Jahre gemäß BAO; für Produktentwicklung, Dokumentation, rechtliche Pflichten bis max. 10 Jahre nach Auftragsabschluss. Bei Nicht-Vertragsabschluss ca. 12 Monate.
- Weitergabe: An typische Empfänger (Banken, Steuerberater, Anwälte) oder aufgrund gesetzlicher Grundlage/Abstimmung.
- Weltweite Verarbeitung: Primär EU. Drittstaatentransfer nur bei Erforderlichkeit für Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen (Art. 49 Abs 1 lit b DSGVO) oder mit ausdrücklicher Einwilligung nach Risikoaufklärung (Art. 49 Abs 1 lit a DSGVO).
- Betroffenenrechte: Der Auftraggeber hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Beschwerde bei der Datenschutzbehörde. Ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO besteht (bei Direktwerbung werden Daten dann nicht mehr dafür verarbeitet).

10. Haftung und Gewährleistung

10.1. Haftungsgrundsätze:
- Bei klassischen Werkleistungen haftet SWB für die Zielerreichung.
- Beim reinen Zukauf von Ressourcen (z.B. Arbeitszeit) ist der Auftraggeber für die Zielerreichung verantwortlich; SWB haftet nur für auftragsgemäße Ausführung der beauftragten Detailarbeiten.
- Bei eigenmächtigen, nicht vereinbarten Eingriffen oder Änderungen durch den Auftraggeber haftet dieser für den entstehenden Mehraufwand bei SWB.

10.2. Rügepflicht: Der Auftraggeber muss nach Aufforderung zur Zwischenabnahme, nach Übergabe oder nach Aufnahme des Echtbetriebs die Leistungen binnen 8 Tagen schriftlich abnehmen ("freigeben") oder Mängel/Schäden schriftlich rügen. Bei Zwischenabnahme erfolgt Weiterarbeit erst nach Freigabe. Nicht rechtzeitige Abnahme/Rüge gilt als Genehmigung. Verdeckte Mängel sind binnen 8 Tagen ab Erkennbarkeit zu rügen. Die Rüge muss detailliert und nachvollziehbar sein. Bei nicht rechtzeitiger Rüge sind Garantie-, Gewährleistungs-, Schadenersatz- und Regressansprüche ausgeschlossen.

10.3. Garantie: Besteht für Leistungsteile eine Herstellergarantie, ist diese direkt beim Hersteller geltend zu machen. Bei Garantiezusage durch SWB beginnt die Frist mit Übergabe und verjährt 6 Monate ab Kenntnis des Garantiefalls, spätestens mit Ablauf der Garantiefrist. Ohne spezifische Angabe haftet SWB für gewöhnlich vorausgesetzte Eigenschaften.

10.4. Gewährleistung: Für Leistungen unter diesem SaaS-Vertrag besteht ein Recht auf Mangelbehebung gemäß definiertem Service-Level. Für andere Leistungen oder nach Vertragsende erbrachte Leistungen ist die Gewährleistung auf 6 Monate ab Übergabe beschränkt. SWB hat die Wahl zwischen Verbesserung und Austausch (bei nicht wesentlichen Mängeln auch Preisminderung, bei wesentlichen Mängeln auch Wandlung). Eine Mängelbehebung verlängert die Gewährleistungsfrist nicht und setzt sie nicht neu in Lauf. Die Aktualisierungspflicht gemäß § 7 VGG wird ausgeschlossen.

10.5. Ausschluss von Irrtum und laesio enormis: Das Recht zur Anfechtung wegen Irrtums oder Verkürzung über die Hälfte ist ausgeschlossen.

10.6. Schadenersatz: Schadenersatzansprüche und andere Haftungsansprüche (insb. Regress) des Auftraggebers sind ausgeschlossen, soweit sie nicht auf krass grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz von SWB beruhen. Solche Ansprüche verjähren 6 Monate ab Kenntnis von Schaden und Schädiger, jedenfalls aber 3 Jahre nach der Verletzungshandlung. Ausgenommen sind Personenschäden und zwingende gesetzliche Haftungsvorschriften.

10.7. Spezifische Haftungsbegrenzungen:
- Uptime: Haftung bei Nichteinhaltung der garantierten Betriebszeit ist, außer bei Vorsatz/krass grober Fahrlässigkeit, auf die vereinbarte Gutschrift beschränkt.
- Vereinbarte Fremdleistungen: Drittanbieter sind keine Erfüllungsgehilfen von SWB. Haftung von SWB ist auf Auswahlverschulden reduziert; verschuldensunabhängige Haftung ist ausgeschlossen. Bei Auswahl durch den Auftraggeber ist SWBs Haftung gänzlich ausgeschlossen.
- Kundenseitig integrierte Fremdleistungen: Keine Haftung von SWB. Bei Kenntnis von Rechtswidrigkeit ist SWB zur Deaktivierung/Löschung und ggf. Kündigung berechtigt. Der Auftraggeber hält SWB schad- und klaglos.
- Services und Komponenten Dritter: Bei Aufbau auf Services Dritter ist verschuldensunabhängige Haftung von SWB ausgeschlossen, verschuldensabhängige auf Auswahlverschulden reduziert.
- Kostenlose Leistungen: Jegliche Haftung für kostenlos erbrachte Leistungen/Leistungsteile ist ausgeschlossen.

10.8. Keine Schutzwirkung zugunsten Dritter: Dieser Vertrag entfaltet keine Schutzwirkung zugunsten Dritter.

10.9. Beweislast: Eine Beweislastumkehr zulasten von SWB ist ausgeschlossen. Der Auftraggeber muss das Vorliegen des Mangels zum Übergabezeitpunkt, den Zeitpunkt der Feststellung, die Rechtzeitigkeit der Rüge und Grad des Verschuldens beweisen.

10.10. Nachfrist und Vertragsrücktritt: Bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung ist der Auftraggeber erst nach Setzung einer angemessenen schriftlichen Nachfrist (mind. 14 Tage) zur Geltendmachung von Ansprüchen oder zur Vertragsauflösung aus wichtigem Grund berechtigt. Ein Vertragsrücktritt durch den Auftraggeber muss schriftlich per eingeschriebenem Brief erfolgen.

11. Vertraulichkeit und Abwerbeverbot

11.1. Loyalität und Ansehen: Die Vertragspartner verpflichten sich, das Ansehen des jeweils anderen zu fördern und insbesondere keine Kritik gegenüber Dritten zu äußern. Diese Pflicht gilt über ein etwaiges Vertragsende hinaus.

11.2. Geschäftsgeheimnisse: Informationen gelten als Geschäftsgeheimnis, wenn sie geheim, von kommerziellem Wert aufgrund ihrer Geheimhaltung und Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen sind. Dies umfasst insbesondere Geschäftsideen, -strategien, Vertragsdetails, Architektur und Sourcecode von SWB-Services sowie sicherheitsrelevante Daten. Der Auftraggeber verpflichtet sich zur Geheimhaltung und Verhinderung unbefugten Erwerbs, Nutzung oder Offenlegung dieser Geheimnisse. Eine Nutzung ist nur im vereinbarten Rahmen zulässig.

11.3. Abwerbeverbot: Der Auftraggeber verpflichtet sich, keine Mitarbeiter von SWB abzuwerben. Diese Verpflichtung gilt für drei Jahre über ein etwaiges Vertragsende hinaus. Bei Verstoß ist eine Konventionalstrafe in Höhe des Bruttojahresgehalts des abgeworbenen Mitarbeiters fällig.

12. Schlussbestimmungen

12.1. Erfüllungsort: Erfüllungsort ist der Sitz von SWB.

12.2. Anwendbares Recht: Auf alle Rechtsbeziehungen zwischen SWB und dem Auftraggeber ist ausschließlich österreichisches Recht unter Ausschluss internationaler Verweisungsnormen (z.B. UN-Kaufrecht) anzuwenden.

12.3. Gerichtsstand: Für alle Streitigkeiten wird das sachlich zuständige österreichische Gericht für Linz als Gerichtsstand vereinbart. SWB ist jedoch auch berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Auftraggebers zu klagen.